7 ข้อผิดพลาด! คลินิกเล็กพลาดบ่อยในการจัดการสต๊อกยา

เบื่อไหม? ปัญหาสต๊อกยาจุกจิกกวนใจคลินิกเล็ก!

สำหรับคลินิกขนาดเล็กที่มีคุณหมอเพียงท่านเดียวและผู้ช่วยอีกหนึ่งท่าน การจัดการสต๊อกยาอาจดูเหมือนเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่กลับเป็นสิ่งที่ส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานโดยรวมอย่างมาก ทั้งในแง่ของต้นทุน กำไร และความน่าเชื่อถือ หากจัดการไม่ดี อาจเจอปัญหายาหมดอายุ ยาขาดสต๊อก หรือกระทั่งความผิดพลาดในการจ่ายยา ซึ่งส่งผลเสียต่อคนไข้ได้

บทความนี้จะมาเปิดเผย 7 ข้อผิดพลาดที่คลินิกขนาดเล็กมักทำในการจัดการสต๊อกยา พร้อมแนวทางแก้ไขที่จะช่วยให้คุณบริหารสต๊อกยาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดปัญหาจุกจิก และเพิ่มความราบรื่นในการทำงาน

1. ไม่มีการบันทึกข้อมูลยาอย่างเป็นระบบ

นี่คือข้อผิดพลาดพื้นฐานที่หลายคลินิกมองข้าม การไม่มีระบบบันทึกข้อมูลยาที่ชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นการบันทึกด้วยมือ หรือใช้โปรแกรมที่ไม่เหมาะสม ทำให้ยากต่อการติดตามปริมาณยา คงเหลือ วันหมดอายุ และแหล่งที่มาของยา

วิธีแก้ไข เลือกใช้ซอฟต์แวร์จัดการคลินิกที่มาพร้อมระบบจัดการคลังยา (Inventory Management) ที่ใช้งานง่าย เหมาะสำหรับคลินิกขนาดเล็ก หรือหากยังไม่พร้อมลงทุน อาจเริ่มต้นด้วยการใช้โปรแกรม Excel บันทึกข้อมูลยาอย่างละเอียด

2. ไม่มีการตรวจสอบสต๊อกยาอย่างสม่ำเสมอ

การปล่อยปละละเลย ไม่มีการตรวจสอบสต๊อกยาเป็นประจำ ทำให้ไม่ทราบปริมาณยาคงเหลือที่แท้จริง อาจส่งผลให้ยาหมดอายุโดยไม่รู้ตัว หรือสั่งยาเกินความจำเป็น

วิธีแก้ไข กำหนดตารางการตรวจสอบสต๊อกยาอย่างสม่ำเสมอ อย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง หรือเดือนละครั้ง โดยตรวจสอบปริมาณยา วันหมดอายุ และสภาพของยา

3. ไม่มีการจัดเรียงยาอย่างเหมาะสม

การจัดเรียงยาอย่างไม่เป็นระเบียบ ทำให้ยากต่อการค้นหายา และอาจทำให้ยาหมดอายุก่อนกำหนด เนื่องจากไม่สามารถหมุนเวียนยาได้อย่างมีประสิทธิภาพ

วิธีแก้ไข จัดเรียงยาตามหลักการ FIFO (First In, First Out) คือนำยาที่เข้ามาในสต๊อกก่อน ออกไปใช้ก่อน และจัดเรียงยาตามหมวดหมู่ หรือตามตัวอักษร เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา

4. ไม่มีการกำหนดจุดสั่งซื้อใหม่ (Reorder Point)

การไม่กำหนดจุดสั่งซื้อใหม่ ทำให้ไม่ทราบว่าควรสั่งซื้อยาเมื่อปริมาณยาคงเหลืออยู่ในระดับใด อาจส่งผลให้ยาขาดสต๊อก และกระทบต่อการรักษาคนไข้

วิธีแก้ไข กำหนดจุดสั่งซื้อใหม่สำหรับยาแต่ละรายการ โดยพิจารณาจากปริมาณการใช้ยาโดยเฉลี่ย ระยะเวลาในการจัดส่งยา และปริมาณยาสำรองที่ต้องการ

5. สั่งซื้อยามากเกินความจำเป็น

การสั่งซื้อยาในปริมาณมากเกินความจำเป็น อาจทำให้ยาหมดอายุก่อนกำหนด และเสียค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บยา

วิธีแก้ไข วิเคราะห์ข้อมูลการใช้ยาในอดีต เพื่อประเมินความต้องการยาในอนาคต และสั่งซื้อยาในปริมาณที่เหมาะสม

6. ไม่มีการจัดการยาหมดอายุอย่างถูกต้อง

การปล่อยปละละเลย ไม่มีการจัดการยาหมดอายุอย่างถูกต้อง อาจส่งผลเสียต่อสิ่งแวดล้อม และอาจเป็นอันตรายต่อผู้ที่สัมผัสยา

วิธีแก้ไข แยกยาหมดอายุออกจากยาที่ยังใช้งานได้ และดำเนินการทำลายยาหมดอายุตามระเบียบและข้อบังคับของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

7. ไม่ได้ใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วย

ในยุคดิจิทัลนี้ การยังคงใช้ระบบการจัดการสต๊อกยาแบบเดิมๆ อาจทำให้เสียเวลา และเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย

วิธีแก้ไข พิจารณาใช้ซอฟต์แวร์จัดการคลินิกที่มาพร้อมระบบจัดการคลังยาอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยให้คุณบริหารสต๊อกยาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดข้อผิดพลาด และประหยัดเวลา

HNOPD ตัวช่วยจัดการสต๊อกยาสำหรับคลินิกขนาดเล็ก

หากคุณกำลังมองหาซอฟต์แวร์จัดการคลินิกที่ใช้งานง่าย ครบครัน และราคาเป็นกันเอง HNOPD คือคำตอบ!

HNOPD ออกแบบมาเพื่อคลินิกขนาดเล็กที่มีแพทย์ 1 ท่านและผู้ช่วย 1 ท่านโดยเฉพาะ เน้นความเรียบง่าย ไม่มีฟีเจอร์ที่ไม่จำเป็น ระบบจัดการคลังยาของ HNOPD จะช่วยให้คุณ